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Legislation

Tipo: Last writing
Number: 0
Disposición: Reglamento municipal 0. Reglamento sobre trámite de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado
Date: 19/11/2021
Publication date: 19/11/2021
# of Journal: Gaceta Oficial de Costa Rica Nº 224
Geographical scope: Municipal
Valid date from: 19/11/2021
Entidad: Municipalidad de Alvarado
Ordenamiento: Reglamento municipal
País: Costa Rica



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Reglamento sobre trámite de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado
MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
REGLAMENTO SOBRE TRÁMITES DE APERTURA Y
CIERRE DE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DE
LA MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento resulta aplicable a todas las dependencias, actuales o que en el futuro se establezcan, que se encuentren, administrativa, jerárquica o legalmente adscritas a la Municipalidad de Alvarado.


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Artículo 2º-Alcance. Este Reglamento regula el trámite establecido por el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno artículo N°8292, que le otorga competencia a la Auditoría Interna, para la autorización de apertura y cierre de libros contables, de actas u otros, que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes dependencias municipales.
Capítulo II
De la autorización de apertura y de cierre de libros
SECCIÓN PRIMERA
Razón de apertura
Artículo 3º-Naturaleza de la autorización de apertura de libros. La autorización de apertura de libros de contabilidad, de actas y otros que la Auditoría Interna considere necesarios, es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore.
La apertura de libros no supone validación previa por parte de la Auditoría Interna, de lo que la Administración Activa registre con posterioridad a esa apertura, ya que ello es responsabilidad exclusiva de la Administración. En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica la revisión o validación respecto del contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones de la Administración en caso de robo, hurto, extravío, destrucción de libros, o cualquiera otro acto semejante.
Artículo 4º-Libros sujetos al trámite de apertura. La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas, contables u otros que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual cada dependencia solicitante, considerando sus propias particularidades, determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que, a criterio de la Auditoría Interna, se deba llevar otra clase de libros.
Artículo 5º-Procedimiento para solicitud de apertura de libro. La dependencia u órgano competente, que requiera la legalización o autorización de los libros que el ordenamiento jurídico le exija llevar, deberá presentar la solicitud por escrito a la Auditoría Interna y aportar los libros empastados o las hojas sueltas que los conformen. Deberá consignar en la misma: fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro a autorizar y el número de tomo.
Artículo 6º-Requisitos de los libros que se autorizan.
a) Los libros deben contar con la totalidad de folios, cada folio numerado en su debido orden consecutivo y ascendente a partir de la primera hoja, número que se consignará en la esquina superior derecha, cada uno en blanco, en buen estado de limpieza y conservación.
b) La cantidad de folios que componen el libro será de máximo cuatrocientos folios cuando correspondan a un tomo de hojas sueltas.
Artículo 7º-Consecutividad de los libros. Salvo en los casos de autorización por primera vez, es requisito indispensable para la apertura de un libro o libros, que se demuestre haber efectuado el cierre correcto del tomo anterior, mediante la razón correspondiente, -si es que existe-, para garantizar la cronológica de los hechos registrados y un control adecuado sobre los libros.
En casos excepcionales de urgencia o de reposición de libros, deberá presentarse junto con la solicitud de apertura del nuevo libro una justificación escrita, en la que se indiquen las razones por las cuales no se presenta el libro anterior, para que la Auditoría Interna valore realizar o no la apertura del nuevo o nuevos libros.
Artículo 8º-Rechazo de la gestión de apertura del libro. El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en los artículos cinco, seis y siete del presente Reglamento, previa valoración de cada caso por parte de la Auditoría Interna, podrá dar lugar al rechazo de plano del trámite. Tal rechazo de la gestión de apertura se comunicará al solicitante mediante oficio que contendrá las razones o fundamentos fácticos y jurídicos que justifiquen el mismo.
Artículo 9º-Materialización de la apertura del libro. La autorización de apertura se materializa con la leyenda que la Auditoría Interna coloca en el folio inicial de cada uno de los libros que lo requieran, siguiendo en lo posible el siguiente formato:


ASIENTO N°___
La Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno en su artículo 22, inciso e) y el "Reglamento sobre trámites de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado", HACE CONSTAR: que aquí inicia el Libro de ______del ______Tomo____del año______, el cual contiene____folios, en perfecto estado de conservación y limpieza, debidamente foliados y con el sello de esta Auditoría.
Pacayas de Alvarado, __de____de____
________________
Auditoría Interna


Artículo 10.-Uso del sello de autorización de libro. La Auditoría Interna deberá plasmar en la parte superior de cada folio del libro o libros, el sello correspondiente a la autorización del mismo; con el fin de asegurar y garantizar razonablemente que no se utilizarán hojas distintas, que puedan alterar la información.
Artículo 11.-Plazo para resolver la apertura del libro. La Auditoría Interna resolverá la solicitud de apertura del libro en un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de su recibo. Durante el trámite podrá requerir información adicional que estime necesaria para continuar con la gestión, lo cual suspenderá el plazo antes señalado. En caso de que la Administración no atienda los requerimientos en un plazo máximo de 5 días hábiles, se archivará la gestión.
SECCIÓN SEGUNDA
Razón de cierre
Artículo 12.-Procedimiento para solicitud de cierre del libro. Se recibirán para trámite de cierre aquellos libros que previamente fueron autorizados en la Auditoría Interna. La Dependencia encargada del libro, una vez finalizado su uso, deberá hacer llegar el libro a la Auditoría Interna, solicitando en forma escrita el cierre respectivo, deberá consignar en la misma: fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro, número de tomo del libro a cerrar, la cantidad de folios que contiene, número y fecha del acta inicial y del acta final y firmar la solicitud.
Para el cierre de libros de hojas sueltas, deberán venir debidamente empastados, salvo justificación debidamente acreditada en la que se hará con posterioridad, bajo responsabilidad del funcionario respectivo.
Artículo 13.-Otros libros a cerrar. Si existiera algún libro que en su oportunidad fue autorizado en la Contraloría General de la República o en otra dependencia, la Auditoría Interna podrá materializar su cierre con el propósito de fortalecer la operación del Sistema de Control Interno, de manera que se eviten anotaciones posteriores y sin que ello implique la revisión o validación previa de parte de esta Auditoría Interna, de todo lo que en dicho Libro se haya registrado; responsabilidad que es exclusiva de la Administración Activa.
La Dependencia interesada en su cierre deberá realizar el trámite ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado, con una declaración jurada sobre la veracidad del Libro y éste se acompañará empastado, debidamente rotulado, con la totalidad de folios que lo conforman y demás requisitos legales.
Artículo 14.-Materialización del cierre del libro. Para la razón de cierre la Auditoría Interna, colocará una leyenda en el último folio que conforme el libro. La Dependencia solicitante podrá decidir concluir las anotaciones varios folios antes de finalizar el Tomo en uso, con el fin de que el acta o similar no sufra un corte abrupto sino que comience en un nuevo libro que se autorice. Los folios no utilizados deben inutilizarse.
La razón de cierre contendrá la siguiente información:


ASIENTO N°___
La Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno en su artículo 22, inciso e) y el "Reglamento sobre trámites de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado" HACE CONSTAR que aquí termina el Libro de_____del______Tomo ___del año _____, el cual contiene ____ folios utilizados hasta el folio___.
Pacayas de Alvarado, __de ______de ______
_______________
Auditoría Interna
Carecerá de validez cualquier acción subsecuente al folio del libro en el que aparezca estampada la leyenda de cierre. De igual manera, posterior al cierre del libro por parte de la Auditoría Interna, será totalmente prohibido efectuar cambios en las anotaciones del libro.
Artículo 15.-Verificaciones previas al cierre de libros. Previo a emitir la razón de cierre, la Auditoría Interna verificará que el libro cuente con todos los folios autorizados, incluyendo los anulados, y que tanto el foliado como la encuadernación no hayan sufrido alteración alguna.
Cuando uno o varios folios se anulen, deberán continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden numérico. En cada folio que se anule se deberá consignar la siguiente información:
a) Sello o nota de "Anulado".
b) Motivo de la anulación.
c) Fecha de anulado.
d) Firma del funcionario responsable del libro
De igual manera, se verificarán aspectos formales sobre manipulación de libros: cronología de las anotaciones, firmas de los funcionarios responsables, que no haya alteraciones de texto, tachones y borrones, que las enmiendas se hayan realizado mediante nota al pie en el folio respectivo, el estado general de conservación del libro y cualquiera otra verificación que la Auditoría Interna estime conveniente.
Los hallazgos subsanables se comunicarán vía oficio al funcionario responsable, que deberá atenderlos para posterior reenviar el Libro a la Auditoría Interna para verificar su cumplimiento.
Artículo 16.-Plazo para resolver el cierre del libro. La Auditoría Interna resolverá la solicitud del cierre del libro en un plazo de diez (10) días hábiles, a partir del cumplimiento por parte de la dependencia interesada de los requerimientos establecidos en este Reglamento.
Artículo 17.-Disposición del libro en uso y de los que hayan sido cerrados. La dependencia solicitante deberá disponer las condiciones sobre custodia, seguridad y ubicación física del libro en uso (hojas sueltas) y de los que hayan sido cerrados por la Auditoría Interna, con el fin de que su localización sea ágil, que se cumpla con el ordenamiento jurídico que rige en materia archivística y que se evite la presunción de que constituyen documentos carentes de valor informativo.
Los libros deberán enviarse a empastar conforme a los parámetros de Archivo o del Gobierno Municipal, según proceda. Será responsabilidad de la persona encargada de llevar el libro a empastar, verificar que no se hayan desprendido hojas o alterado de cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros.
Capítulo III
Reposición de libros autorizados
y folios de libros
Artículo 18.-Solicitud de reposición de folios. La Auditoría Interna tramitará solicitudes de reposición de folios de un libro previamente autorizado, cuando concurran hechos excepcionales como robo, hurto, extravío, destrucción por incendio o desastre natural, deterioro evidente o errores de impresión.
Artículo 19.-Requisitos para la reposición de folios.
a) En caso de pérdida de libros por hechos excepcionales como robo, hurto, extravío, destrucción por incendio o desastre natural o deterioro evidente, la dependencia, órgano o el funcionario responsable, deberá presentar la denuncia penal correspondiente si se tratare de un delito y en todo caso deberán realizar la publicación de un edicto en el Diario Oficial La Gaceta y en un diario de circulación nacional. Se deberá presentar a la Auditoría Interna, copia de la denuncia y original o copia certificada de las hojas completas de los diarios que contienen las publicaciones.
b) Presentar un oficio de la Jefatura del área, que informe sobre los hechos acaecidos con el siguiente detalle: identificación del libro, funcionario responsable de su custodia y procedimientos aplicados para su resguardo, número de folios extraviados, circunstancias en que se produjo el hecho, acciones realizadas por la Administración para recuperar los documentos y cualquier otro detalle que ayude a clarificar las circunstancias de la pérdida de información.
c) Para la reposición de folios que sufrieron errores en el momento de la impresión, se debe presentar el folio a sustituir, el cual pasará a custodia de la Auditoría Interna.
d) Aportar el tomo o folios sustitutos para consignar la razón respectiva, cumpliendo lo dispuesto en este Reglamento.
La Auditoría Interna no será responsable de la información sustantiva contenida en los folios o libros, limitándose con sus razones de reposición, a verificar el cumplimiento de los requisitos formales para tales efectos.
CAPÍTULO IV
Registro de la auditoría interna
Artículo 20.-Control general de libros autorizados. Para el control general de todos los libros, la Auditoría Interna llevará un registro físico o digital denominado "Control General de Libros Autorizados", donde se reunirá la siguiente información:
a) Número de asiento
b) Oficio de solicitud de la apertura o cierre del libro
c) Oficio de respuesta de la Auditoría Interna
d) Fotografía de la razón de apertura o cierre del libro que autorizó la Auditoría Interna.
Artículo 21.-Control individual de libros. Para el control individual de cada tipo de libro, se llevará un registro digital denominado "Control Individual de Libros Autorizados", que se actualizará con las respectivas aperturas y cierres, el cual contendrá la siguiente información:
a) Número de asiento
b) Tipo de solicitud
c) Clase de libro
d) Número de libro y tomo
e) Dependencia que utilizará el libro
f) Fecha de solicitud
g) Nombre del solicitante
CAPÍTULO V
De la custodia de los folios y libros autorizados
Artículo 22.-Libros de Actas del Concejo Municipal, Comisiones Permanentes y otros. El proceso de apertura, reposición, cierre y en general el manejo de los libros de las actas de las sesiones del Concejo Municipal y de las Comisiones Permanentes a que se refiere el artículo 49 del Código Municipal, se regirán por lo indicado en el presente Reglamento.
Artículo 23.-Manejo de libros. Los libros de actas de las Comisiones Permanentes del Concejo Municipal, deben manejarse de la misma manera que el libro de actas de sesiones del Concejo Municipal.
Artículo 24.-Archivo de libros. Los libros de actas antes citados, utilizados y con su razón de cierre incorporado por parte de la Auditoría Interna, deberán permanecer en la Secretaria del Concejo Municipal, que se encargará de su custodia, consulta, inspección y archivo.
Artículo 25.-Traslado de los libros de actas de las Comisiones del Concejo Municipal. La responsabilidad sobre la solicitud, custodia, manejo, administración y registro de información de los libros de las comisiones permanentes, recaerá sobre los coordinadores, secretario o secretaria o la persona que se asigne para esa función, salvo los libros de actas del Concejo Municipal, cuya responsabilidad, uso, custodia y archivo le corresponderá a la Secretaria de dicho Concejo Municipal. En caso de renuncia, sustitución o destitución del encargado de aquellos libros en cada comisión permanente o de finalización del periodo de los regidores, éste deberá, entregar el libro, con los registros y firmas al día de los integrantes de cada comisión, a la Secretaría del Concejo Municipal, para asegurar la continuidad del libro de dicha comisión, o en el periodo siguiente. Las actas de los libros del Concejo Municipal, deberán ser firmados al pie de cada una por el Presidente y la Secretaria Municipal.
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales
Artículo 26.-Autorización de libros. Según lo indicado en el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno y este Reglamento, quedará a criterio de la Auditoría Interna definir cuáles otros libros, además de los contables y de actas de las dependencias municipales, deben someterse al procedimiento de autorización para efectos de control interno.
Artículo 27.-Situaciones no previstas. Cualquier situación no prevista en este Reglamento se someterá a consulta escrita a la Auditoría Interna, quien resolverá de acuerdo con la legislación aplicable.
Artículo 28.-Recomendaciones de la Auditoría Interna. Los libros autorizados por la Auditoria Interna, aparte de lo indicado en el presente Reglamento, deberán cumplir con las recomendaciones que la Auditoria Interna en el ejercicio de sus funciones formule.
Artículo 29.-Concordancia. Este Reglamento se aplicará en conjunto con lo indicado en los manuales y disposiciones en la materia que la Contraloría General de la República y otras autoridades establezcan según sus competencias.
Artículo 30.-Modificaciones al Reglamento. El Concejo Municipal según su competencia podrá hacer modificaciones al presente Reglamento, sin embargo, dichas modificaciones deberán ser avaladas previamente por la Auditoría Interna, en lo que procede a sus funciones. Así mismo, la Auditoría Interna podrá proponer las modificaciones que considere oportunas al presente Reglamento, las cuales serán elevadas al Concejo Municipal para su debido análisis y trámite de aprobación.
Artículo 31.-Publicación de este Reglamento.
De conformidad con el artículo 43 del Código Municipal y tratándose de un reglamento interno, se ordena publicar este Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta, por una única vez, sin necesidad de la consulta pública no vinculante.
Rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.